An einer konsequenten Workflow-Optimierung führt in der Radiologie kein Weg vorbei. Denn ökonomischer Druck, steigende Untersuchungszahlen, Personalengpässe und ein verändertes organisatorisches Umfeld stellen viele Praxen und Abteilungen vor große Herausforderungen. Wie kann es gelingen, medizinisch exzellente Leistungen zu erbringen und zugleich wirtschaftliche Vorgaben einzuhalten? Der Schlüssel sind schlanke und (digital) optimierte Prozesse. Dieser Artikel skizziert die wichtigsten fünf Schritte, um eine höhere Effizienz in der Radiologie zu erreichen und sich für zukünftige Herausforderungen zu rüsten. Detailliertere Informationen – inklusive ausführlicher Checklisten und Praxisbeispiele – finden Sie in unserem kostenlosen Praxishandbuch.
Ökonomische Zwänge, Personalmangel, Haftungsrisiken: Die Radiologie im Stresstest
Die moderne Radiologie ist von einer Reihe an Umbrüchen geprägt: Einerseits haben rasante technologische Innovationsschübe in der bildgebenden Diagnostik zu einer deutlich verbesserten Bildqualität, geringeren Scanzeiten und einer verminderten Strahlenbelastung beigetragen. Auf der anderen Seite steigen durch moderne Technologien wie die digitale Tomosynthese auch die Datenmengen, die RadiologInnen zu befunden haben – und das nicht selten bei chronisch knappem Personal.
Hinzu kommen veränderte organisatorische Rahmenbedingungen: Die Branche konsolidiert sich immer mehr. Gerade im niedergelassenen Bereich werden Einzelpraxen immer häufiger in große Verbände eingegliedert. Das erfordert es, ganze Prozessketten neu zu organisieren und zu standardisieren. Ärztliche Führungskräfte sehen sich dadurch mit bisher unbekannten logistischen und organisatorischen Herausforderungen konfrontiert. Nicht zu unterschätzen sind auch Haftungsrisiken, denn die moderne Rechtsprechung zieht radiologische Einrichtungen bei Diagnosefehlern immer häufiger juristisch zur Verantwortung.
Wie also kann es gelingen, unter diesen multiplen Belastungen exzellente medizinische Leistungen zu erbringen und zugleich ökonomische Vorgaben einzuhalten? Einer der wichtigsten Hebel, um Qualität und Effizienz in der Radiologie gleichermaßen zu steigern, ist eine konsequente Workflow-Optimierung, also die Analyse und Verbesserung sämtlicher Prozesse und Abläufe.
Workflow-Optimierung: Diese 5 Schritte sind entscheidend
Jede radiologische Praxis oder Abteilung hat ihre Besonderheiten, die u.a. von der Größe der Einrichtung, ihrer Spezialisierung und ihrer organisatorischen Struktur abhängen. Lösungskonzepte von der Stange sind daher selbstverständlich nicht seriös. Trotzdem gibt es einige übergreifende Erfolgskriterien, die für jede radiologische Einrichtung gelten. Dazu zählen insbesondere effiziente Prozesse und Arbeitsabläufe, eine gute Kommunikation, aktive Führungsarbeit und ein zeitgemäßes Marketing.
Ziel der Workflow-Optimierung in der Radiologie ist es daher, die genannten Bereiche systematisch zu evaluieren und effizienter zu gestalten. Die folgenden fünf Schritte sind nicht im Sinne einer strikten zeitlichen Abfolge zu denken, sondern greifen selbstverständlich ineinander.
Schritt 1: Status-quo-Analyse
Der erste Schritt besteht in einer ausführlichen Bestandsaufnahme, um Schwachstellen zu identifizieren. Bei allen individuellen Unterschieden gibt es erfahrungsgemäß typische Problemfelder, die sich in vielen radiologischen Einrichtungen wiederholen. Dazu zählen etwa sogenannte No-Shows, also das Nichterscheinen von PatientInnen. Gerade in der Radiologie sind Terminausfälle mit hohen Umsatzverlusten verbunden, da es meist nicht möglich ist, Untersuchungen kurzfristig einzuschieben. Laut einer Studie aus den USA verliert eine typische radiologische Abteilung eines Universitätsklinikums im Schnitt 1 Million US-Dollar pro Jahr, weil Geräte durch Terminausfälle ungenutzt bleiben.
Eine Checkliste, um typische Fehlerquellen, Schwachstellen und Problembereiche zu identifizieren, finden Sie in unserem kostenlosen Praxishandbuch. Tipp: In vielen Fällen ist es sinnvoll, sich für eine ausführliche Status-quo-Analyse Hilfe von außen zu holen, etwa durch Unternehmensberatungen, die auf den medizinischen Sektor spezialisiert sind. Externe ExpertInnen sind nicht „betriebsblind“ und können Prozesse und Abläufe mit der nötigen Distanz oft besser und objektiver beurteilen.
Schritt 2: Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen
Optimierte Prozesse und Abläufe bilden die Basis für eine kontinuierlich hohe medizinische Qualität und mehr Effizienz in der Radiologie. Auch hier ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und die gewohnten Abläufe kritisch zu hinterfragen. Sind sie wirklich alle sinnvoll und zeitgemäß, oder hält man aus Tradition an ihnen fest, obwohl es mittlerweile bessere Alternativen gibt?
Neben Zeit- und Terminmanagement sowie Verwaltung sind es die medizinischen Kernprozesse, die über die Leistungsfähigkeit einer radiologischen Einrichtung entscheiden. Detaillierte Prozessbeschreibungen, Checklisten und Vorlagen haben sich in vielen Einrichtungen bewährt, um in Stresszeiten den Überblick zu bewahren und eine kontinuierlich hohe Qualität zu sichern.
Auch eine zeitgemäße digitale Infrastruktur hilft dabei, radiologische Workflows zu optimieren und das Personal zu entlasten. So können selbstlernende KI-Anwendungen bei Routine-Untersuchungen wie Mammographie-Screenings wertvolle Unterstützung leisten, indem sie Aufnahmen vorklassifizieren und so den Befundungsprozess beschleunigen. Zugleich dient die KI als „digitale Kollegin“ auch der Qualitätssicherung. Immerhin werden die Anzeichen von Brustkrebs bei konventioneller Auswertung nach Angaben der American Cancer Society in 1 von 8 Fällen übersehen!
Schritt 3: Kommunikationsprozesse verbessern
Hinter Prozessen und Abläufen stehen immer Menschen, die zusammenarbeiten und miteinander interagieren. Zur Workflow-Optimierung in der Radiologie gehört daher auch eine gelungene Kommunikation – sowohl im Team als auch mit Zuweisern und PatientInnen. Denn gut eingespielte Teams arbeiten effektiver und machen weniger Fehler. Und ein empathischer Umgang mit PatientInnen ist gerade in einer techniklastigen Disziplin wie der Radiologie essenziell, um Ängste zu nehmen und Vertrauen zu stiften.
Warum das wichtig ist? Beispielsweise, weil ängstliche PatientInnen bei MRT-Untersuchungen dazu neigen, sich mehr zu bewegen, was in rund 20 Prozent der Fälle die Qualität der Aufnahmen beeinträchtigt. Eine verbesserte Kommunikation hat somit auch unmittelbare Auswirkungen auf die medizinischen Ergebnisse.
Schritt 4: Optimierung der Personalführung in der Radiologie
Chronische Personalengpässe bringen viele radiologische Abteilungen und Praxen an ihre Leistungsgrenzen, und die demografischen Entwicklungen werden das Problem in Zukunft noch verschärfen. Ein progressives Personalmarketing ist heute daher unverzichtbar, um sich im Wettbewerb um die besten Köpfe als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.
Um gut ausgebildete Fachkräfte langfristig zu halten, braucht es aber auch aktive Führungsarbeit – ein Thema, das Führungskräfte in der Radiologie keinesfalls vernachlässigen sollten! Gerade die jüngere Generation erwartet sich heute neben einem angemessenen Gehalt auch eine wertschätzende Kommunikation auf Augenhöhe. Regelmäßige Schulungs- und Fortbildungsangebote sind ein weiterer Bonus und können die Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen.
Schritt 5: Zeitgemäßes Marketing etablieren
PatientInnen sind heute mündiger denn je und verlassen sich nicht immer auf die Empfehlung von Zuweisern. Radiologische Einrichtungen sollten sich mit ihrem Marketing daher auch gezielt an PatientInnen wenden. Eine moderne Praxis-Website ist heute ein absolutes Must-Have: Sie dient als digitales Aushängeschild und erlaubt es, Zielgruppen mithilfe von Content Marketing aktiv anzusprechen. Weitere Möglichkeiten zur Workflow-Optimierung ergeben sich durch die Integration moderner interaktiver Tools, etwa einem Online-Terminbuchungssystem.
Workflow-Optimierung: Jetzt ins Handeln kommen
Die fünf wichtigsten Schritte zur Workflow-Optimierung in der Radiologie haben Sie jetzt kennengelernt. Nun gilt es, die aktuellen Herausforderungen anzunehmen und aktiv Veränderungen anzustoßen.
Detaillierte Anleitungen und Hilfestellungen bietet unser Praxishandbuch „In 5 Schritten zur effektiv organisierten Radiologiepraxis“. Dieses Handbuch definiert die erforderlichen Maßnahmen und Handlungsfelder im Detail und gibt ihnen gut strukturierte Anleitungen zur Hand, sodass Sie sofort ins Handeln kommen. Anhand umfangreicher Checklisten können Sie prüfen, in welchen Bereichen besonderer Handlungsbedarf besteht. Konkrete Beispiele aus der Praxis zeigen, wie innovative digitale Tools die Prozesse in der Radiologie weiter verbessern und vereinfachen können.
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